Starszy/a specjalista/ka ds. administracji

Starszy/a specjalista/ka ds. administracji

Miejsce pracy: Warszawa

Twój zakres obowiązków

prowadzenie i ewidencja dokumentacji, korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz jej archiwizowanie;

prowadzenie rejestrów umów, korespondencji oraz innych rejestrów;

koordynacja obiegu dokumentów i zapewnienie właściwego przepływu informacji (system tradycyjny, EZD, e-księgowy, e-pracownik, ePuap);

opracowywanie dokumentacji zw. z zamówieniami publicznymi (w tym planów zamówień oraz dokumentów przetargowych we współpracy z Kancelarią Prawną);

udział w pracach komisji przetargowych oraz wsparcie zespołu Instytutu w realizacji zamówień publicznych zgodnie z Regulaminem zamówień poniżej progu przetargowego;

prowadzenie i archiwizacja dokumentacji zamówień publicznych;

redagowanie pism;

przygotowywanie dokumentacji (zapytań ofertowych, umów) oraz współpraca z firmami kurierskimi, dostawcami usług, kontrahentami;

inne prace administracyjno-biurowe;

współpraca przy obsłudze sekretariatu, organizacji pracy biura i spotkań służbowych;

organizacja i rozliczanie podróży służbowych Dyrektora i Zastępcy Dyrektora;

Nasze wymagania

Niezbędne

•dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie – warunek konieczny

•wykształcenie: minimum licencjat

•znajomość obsługi komputera w zakresie MS Office oraz urządzeń biurowych

•wysoka kultura osobista i umiejętność pracy w zespole

•umiejętność redagowania pism i tworzenia dokumentacji

•bardzo dobra organizacja pracy

•komunikatywność

•dyspozycyjność

Dodatkowe (mile widziane)

•doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku

•doświadczenie w pracy w państwowej instytucji kultury

•znajomość Prawa zamówień publicznych i doświadczenie w pracy związanej z prowadzeniem zamówień publicznych

•znajomość drugiego języka obcego (w szczególności niemieckiego, czeskiego, słowackiego, węgierskiego lub rumuńskiego)

•wykształcenie w zakresie administracji, prawa, zarządzania

•ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny

To oferujemy

•możliwość rozwoju zawodowego i interesującą pracę w środowisku międzynarodowym,

•regulaminową premię kwartalną,

•możliwość dofinansowania szkoleń i nauki języków obcych,

•zatrudnienie na umowę o pracę w państwowej instytucji

O nas

Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, państwowa instytucja kultury z siedzibą w Warszawie zajmująca się międzynarodową współpracą w zakresie badania, dokumentowania i upowszechniania wiedzy o historii Europy XX wieku.

1.Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest państwowainstytucja kultury: Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność z siedzibą w Warszawie, przy ul. Zielnej 37, 00- 108 Warszawa, jako pracodawca, za który czynności z zakresu prawa pracy dokonuje jego Dyrektor.2.Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: iod.enrs@enrs.eu.3.Dane osobowe (oraz dane do kontaktu - o ile zostaną podane) będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia zgody, także w kolejnych procesach rekrutacyjnych na podstawie wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).4.Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.5.Odbiorcą danych może być podmiot działający na zlecenie administratora danych, tj. podmiotświadczący usługi IT w zakresie serwisowania, hostingu i usuwania awarii.6.Administrator korzystając z usług oferowanych przez Google (zgodnie z poniższą definicją) zamierza przekazywać Pana/Pani dane osobowe spółce Google LLC w Delaware z siedzibą Amphitheatre Parkway nr 1600, Mountain View, California 94043, USA (dalej “Google”), która może przetwarzać (w tym przesyłać, przechowywać) je również poza granicami Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), w tym w stanach Zjednoczonych Ameryki Północnej oraz w innych krajach, w których Google lub jej partnerzy mają stosowną infrastrukturę.Komisja Europejska decyzją 2016/1250 stwierdziła, że Stany Zjednoczone Ameryki Północnej zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przekazywanych z Unii do podmiotów w Stanach Zjednoczonych w ramach Tarczy Prywatności UE-USA. Dla zapewnienia bezpieczeństwa w umowach z Google LLC stosowane są również standardowe klauzule umowne, zatwierdzone przez Komisję Europejską. Google zapewnia przy tym, że przetwarzając Pana/Pani dane osobowe zawsze stosuje odpowiednie zabezpieczenia. Więcej szczegółów na ten temat znajdzie Pan/Pani pod adresem: https://policies.google.com/privacy?gl=PL&hl=pl#enforcement.7.Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przetwarzane do zakończenia procesu rekrutacji. W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Państwa dane będą przetwarzane przez okres kolejnych 9 miesięcy po zakończeniu obecnej rekrutacji.8.Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania lub usunięcia, a także prawo do przenoszenia danych. Wniesienie żądania usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w procesie rekrutacji prowadzonym przez Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność. Ponadto przysługuje jej prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO.9.Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na niezgodne z prawem przetwarzanie jej danych osobowych. Organ ten będzie właściwy do rozpatrzenia skargi z tym, że prawo wniesienia skargi dotyczy wyłącznie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych, nie dotyczy zaś przebiegu procesu rekrutacji.10.Podanie danych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych nie jest obowiązkowe, jednak jestwarunkiem umożliwiającym ubieganie się o przyjęcie kandydata do pracy w Instytucie Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność z siedzibą w Warszawie.11.Wobec Państwa nie będzie dochodziło do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywołują wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają.