Starszy specjalista

Starszy specjalista
Ministerstwo Edukacji i Nauki w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Starszy specjalista do spraw archiwum zakładowego
w Wydziale Archiwum Zakładowego, Biuro Dyrektora GeneralnegoWarunki pracy

Praca biurowa z wykorzystaniem komputera powyżej 4 godzin dziennie, permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach, praca w szczególnie trudnych warunkach środowiskowych, wysiłek fizyczny

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy: budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Współpracuje z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w celu przejmowania wytworzonej dokumentacji papierowej i elektronicznej do zasobu archiwum zakładowego.
• Weryfikuje stan uporządkowania dokumentacji papierowej i elektronicznej przekazywanej do zasobu archiwum zakładowego w celu jej poprawnego zarchiwizowania.
• Zabezpiecza zgromadzoną dokumentację oraz prowadzi jej ewidencję w celu zapewnienia właściwych warunków przechowywania zasobu.
• Udostępnia materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną z zasobu archiwum zakładowego dla celów służbowych, naukowo-badawczych i potrzeb obywateli.
• Bierze udział w działaniach mających na celu przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Uczestniczy w procesie brakowania za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego dokumentacji niearchiwalnej Ministerstwa, której okres przechowywania upłynął.
• Monitoruje czynności kancelaryjne w Ministerstwie, w tym w systemie EZD, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentacji w postaci elektronicznej oraz jej poprawnego przekazywania do zasobu archiwum zakładowego.
• Porządkuje materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną z zasobu archiwum zakładowego w celu zapewnienia właściwych standardów archiwalnych.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w pracy w archiwum zakładowym, państwowym, bądź wyodrębnionym

• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych
• Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych Ministerstwa
• Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja i obowiązki pracowników służby cywilnej)
• Rzetelność
• Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Współpraca
• Komunikacja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w administracji publicznej
• wykształcenie: wyższe historyczne lub wyższe z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją

• kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia
• przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych
• przeszkolenie z zakresu ochrony informacji niejawnych
• poświadczenie bezpieczeństwa osobowego uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „poufne”
• znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym (B1)
• umiejętność obsługi systemu EZD
• znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• kopie dokumentów potwierdzających przeszkolenie z zakresu ochrony informacji niejawnych
• kopie dokumentów potwierdzających przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych
• kopie dokumentów potwierdzających ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalny I stopnia
• oświadczenie lub kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym (B1)
• kopie dokumentów potwierdzających poświadczenie bezpieczeństwa osobowego uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „poufne”

Termin i miejsce składania dokumentów:

• Dokumenty należy złożyć do: 2022-06-17
• Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Edukacji i Nauki
  Biuro Dyrektora Generalnego
  Al. Szucha 25
  00-918 Warszawa
  (KONIECZNIE z dopiskiem na kopercie oraz w liście motywacyjnym "ogłoszenie - starszy specjalista BDG/WAZ/STS/3”)
  
  Polecamy aplikowanie przez ePUAP (elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej)
  lub na adres: Aplikuj
  

Inne informacje:W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

Zachęcamy do zapoznania się z informacjami dla kandydatów zamieszczonymi na stronie BIP MEiN w zakładce: Praca: https://www.gov.pl/web/edukacja-i-nauka/praca

Weryfikację wymagań formalnych przeprowadzimy na podstawie dokumentów i oświadczeń wymienionych w części „DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE”. Oferta spełnia wymagania formalne jeżeli została złożona w terminie wskazanym w ogłoszeniu i zawiera wszystkie wymagane dokumenty oraz wymagane oświadczenia (prawidłowo wypełnione i podpisane).

Kandydat, którego oferta nie spełnia wymagań formalnych nie może zostać zakwalifikowany do kolejnego etapu naboru dlatego prosimy o staranne i rzetelne złożenie aplikacji.

Dokumenty wymienione w części „DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE” nie są obowiązkowe, ale stanowią potwierdzenie spełniania wymagań dodatkowych.

Kandydaci aplikujący na ogłoszenia, które zawierają wymóg znajomości języka obcego, są zobowiązani do zawarcia w oświadczeniu informacji dotyczących poziomu znajomości języka. Dla ułatwienia można skorzystać z opisu poziomów biegłości językowej wg skali przyjętej przez Radę Europy - Wzory oświadczeń do naboru https://www.gov.pl/web/edukacja-i-nauka/wzory-oswiadczen-do-naboru W tej samej zakładce dostępne są wzory oświadczeń do naboru.

W przypadku kandydatów, którzy uzyskali wykształcenie wyższe w uczelni zagranicznej należy dołączyć kopię dyplomu ukończenia studiów wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego oraz pisemną informację z Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej o dyplomie wydanym przez zagraniczną uczelnię.

W przypadku dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe sporządzonych w języku obcym prosimy o załączenie tłumaczenia na język polski dokonanego przez tłumacza przysięgłego.

Wszyscy kandydaci spełniający wymagania formalne zostaną powiadomieni za pomocą poczty elektronicznej, a w przypadku nieposiadania e-maila - telefonicznie o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru, terminie i miejscu jego przeprowadzenia oraz metodach i technikach naboru stosowanych na tym etapie. Prosimy zatem o regularne sprawdzanie skrzynki e-mailowej w tym tzw. SPAMU.

W związku z zagrożeniem wywołanym przez SARS-CoV-2 (COVID-19), możliwe jest przeprowadzenie kolejnych etapów naboru w sposób zdalny (online) w ramach wideokonferencji. Aplikowanie na ww. stanowisko oznacza akceptację takiej formy selekcji kandydatów.

Do składania dokumentów zachęcamy również osoby z niepełnosprawnościami, które spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu (z uwzględnieniem informacji dotyczących miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy).

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Po zakończeniu naboru oferty osób niezatrudnionych zostaną zniszczone komisyjnie.

Prosimy o przesyłanie aplikacji w sposób wskazany o ogłoszeniu (aplikacje wysyłane na adres e-mail pracownika wskazanego do kontaktu, innych pracowników lub IOD, nie będą rozpatrywane).

Aplikuj