Specjalista

Specjalista
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Specjalista do spraw obsługi sekretarskiej i organizacyjnej
w Centrum InformacyjnymWarunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
  
• bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich - konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,
  
• w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
  
• nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
  
• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
  
• praca w pokoju wieloosobowym,
  
• praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,
  
• przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
  

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:

• 
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach
  

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzi ewidencję obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej Centrum Informacyjnego
• Obsługuje spotkania i kontakty kierownictwa Centrum Informacyjnego (w szczególności: prowadzi kalendarz dyrektora, przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne, obsługuje organizacyjnie spotkania i delegacje krajowe oraz zagraniczne)
• Dokonuje zamówień m.in.: sprzętu, materiałów biurowych i spożywczych oraz wyposażenia na potrzeby Centrum Informacyjnego
• Zapewnia wsparcie organizacyjne Centrum Informacyjnego w kontaktach z mediami oraz obsługą medialną spotkań i wyjazdów z udziałem kierownictwa Ministerstwa
• Przygotowuje dokumenty (pisma, podsumowania, wnioski, zestawienia, wnioski o dokonanie wydatku) na polecenie dyrektora Centrum Informacyjnego, a także umowy oraz rozliczenia (faktury) przedkładane do podpisu dyrektorowi Centrum
• Realizuje zadania związane z obsługą poczty elektronicznej Centrum Informacyjnego oraz pozyskiwaniem w obrębie Ministerstwa koniecznych do funkcjonowania Centrum dokumentów i informacji
• Realizuje inne zadania zlecone przez dyrektora Centrum Informacyjnego

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub asystenckim
  

• Wiedza ogólna o zakresie działań MKiDN
• Znajomość struktury organizacyjnej MKiDN
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Kompetencje: organizacja pracy i osiąganie rezultatów; skuteczna komunikacja (pisemna i werbalna); rozwiązywanie problemów w sytuacjach nieprzewidzianych; rzetelność i terminowość; zorientowanie na klienta; zorientowanie na osiągnięcie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• wykształcenie: brak

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających jednoznacznie długość i obszar wymaganego doświadczenia zawodowego (długość potwierdzają np. świadectwa pracy – w przypadku zakończonych stosunków pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu ze wskazaniem daty rozpoczęcia pracy – jeśli stosunek pracy trwa nadal lub zaświadczenie o odbytych praktykach/stażach/wykonywaniu pracy w ramach umów cywilnoprawnych/wolontariatu), natomiast obszar doświadczenia potwierdzają m.in. zakresy obowiązków, opisy stanowiska pracy).
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego na wymaganym poziomie
• Kopie dokumentów potwierdzających jednoznacznie długość i obszar dodatkowego doświadczenia zawodowego (długość potwierdzają np. świadectwa pracy – w przypadku zakończonych stosunków pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu ze wskazaniem daty rozpoczęcia pracy – jeśli stosunek pracy trwa nadal lub zaświadczenie o odbytych praktykach/stażach/wykonywaniu pracy w ramach umów cywilnoprawnych/wolontariatu), natomiast obszar doświadczenia potwierdzają m.in. zakresy obowiązków, opisy stanowiska pracy).

Termin i miejsce składania dokumentów:

• Dokumenty należy złożyć do: 2021-02-08
• Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
  Biuro Podawcze
  ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa
  
  Za pomocą środków komunikacji elektronicznej istnieje możliwość przekazania oferty wyłącznie przez ePUAP - adres skrzynki podawczej na ePUAP - /5ij310qjlu/SkrytkaESP
  Po zalogowaniu się na ePUAP należy z katalogu spraw wybrać: PISMO OGÓLNE DO PODMIOTU PUBLICZNEGO
  
  Uwaga: załączniki znajdujące się w udostępnionej w Internecie przestrzeni dyskowej (w popularnych chmurach) nie będą pobierane.
  

Inne informacje:W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu dokumentów do Ministerstwa, Biuro Podawcze czynne w godz. 8.15 - 16.00). Dokumenty można dostarczyć osobiście do Biura Podawczego lub wysłać pocztą. Za pomocą środków komunikacji elektronicznej istnieje możliwość przekazania oferty wyłącznie przez ePUAP. List motywacyjny i oświadczenia powinny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Kopie dokumentów dotyczących doświadczenia zawodowego muszą potwierdzać wymagany okres oraz wymagany obszar zatrudnienia. Deklaracja kandydata nie stanowi potwierdzenia zakresu i długości wymaganego doświadczenia zawodowego. W ofercie należy podać dane do kontaktu (nr telefonu, adres e-mail). Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani do następnego etapu naboru będą informowani e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego. Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie nie będą o tym informowane. Prosimy o rzetelne przygotowanie aplikacji. W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. Dodatkowo w przypadku posiadania dyplomu studiów wyższych z uczelni zagranicznej, kandydaci powinni dołączyć do aplikacji kopię potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu. Po zakończeniu procesu naboru oferty niespełniające wymagań formalnych oraz wszystkie pozostałe oferty z wyjątkiem oferty wybranego kandydata podlegają zniszczeniu. Dokumenty złożone w ramach naboru nie będą zwracane.

Wzór oświadczeń dostępny jest na stronie Ministerstwa https://www.gov.pl/web/kultura/praca-w-ministerstwie

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego rekomenduje przesyłanie oświadczenia o posiadanym obywatelstwie zamiast kopii dokumentu potwierdzającego obywatelstwo.

Proponowany minimalny mnożnik na stanowisku: 2,0

Aplikuj