Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem i wynagrodzeniem. Tak wynika z przepisów.

Zakres, w jaki sposób i w jakich warunkach powinny być przechowywane dokumenty pracownicze, określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Do końca 2018 roku akta osobowe musiały być przechowywane 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy, jednak czas ten skrócono i obecnie wynosi 10 lat. Pracodawca może jednak złożyć do ZUS wniosek, by skrócić archiwizację dokumentów pracowników zatrudnionych do końca 2018.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to wszystkie dokumenty związane z zatrudnianiem pracownika, w tym dokumentacja płacowa. Każdy pracownik ma zakładaną teczkę personalną, w której powinny znaleźć się np. kartoteki czy ewidencje.

Akta osobowe podzielone są na cztery części:

A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie;
B – dokumenty dotyczące nawiązanie stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia;
C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy;
D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

W dokumentacji płacowej powinny znaleźć się karty wypłacanego wynagrodzenia oraz wypłaty innych świadczeń związanych z pracą.

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej albo elektronicznej. Dozwolona jest również forma mieszana, na przykład akta starych pracowników w teczkach, a nowych – w systemie elektronicznym. Dokumentacja elektroniczna może być tworzona bezpośrednio w systemie lub pierwotnie, tj. być skanem dokumentu papierowego z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci papierowej w warunkach, w których nie ulegnie ona zniszczeniu bądź uszkodzeniu. Ponadto nie może być dostępna dla osób nieupoważnionych. Dodatkowo w nowelizacji ustawy, która weszła w życie 1 stycznia 2020 roku, uwzględniono takie warunki, jak temperatura (od 14 do 20 stopni Celsjusza) i wilgotność pomieszczenia (45-60%).

Archiwum z dokumentacją papierową oraz system elektroniczny powinny być odpowiednio zabezpieczone, aby zminimalizować ryzyko kradzieży.

Jak długo należy przechowywać akta pracownicze?

Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat. Czas ten jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Pracodawca może krócej przechowywać akta osób po raz pierwszy zatrudnionych w latach 1999-2018. W tym celu powinien zgłosić się do ZUS i złożyć oświadczenie ZUS OSW.

Termin wskazany powyżej może ulec wydłużeniu, na przykład w sytuacji, gdy pracodawca jest stroną postępowania, a dokumentacja może być lub stanowi dowód w postępowaniu – wtedy dokumentacja jest przechowywana do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.